Az ügyiratkezelés
Ügyiratnak nevezzük a szervezet (vállalat, vállalkozás, államigazgatási és egyéb szervek) működése során keletkező valamennyi iratot: a belső használatra készített feljegyzést, az értekezletről készült jegyzőkönyvet, vagy a szervezet részére küldött megkeresést és az arra megfogalmazott válaszlevelet is.
Az ügyiratkezelés magában foglalja ezen ügyiratok elkészítésének, nyilvántartásba vételének, használatra bocsájtásának, megőrzésének, selejtezésének és levéltárba adásának tevékenységét.
Az ügyiratok megfelelő módon történő kezelése szervezést igénylő folyamat. A szervezet nagyságától függően meg lehet szervezni központilag (centralizáltan), osztott módon (decentralizáltan, részlegenként), vagy vegyes rendszerben.
A központi (centralizált) iratkezelés során minden iratot egy irodában kezelnek. Előnye, hogy minden egy helyen található meg – kisebb szervezetek esetében elegendő ezt a fajta ügyiratkezelést alkalmazni. Egy összetettebb szervezetnél csak akkor tanácsos az ügyiratkezelést centralizáltan végezni, ha az iratok kezelésére egy külön szervezeti egység kerül létrehozásra.
A nagyobb szervezetek esetében az ügyiratkezelést osztott módon, részlegenként érdemes kialakítani. Ott, ahol a különböző szervezeti egységek között nincs közvetlen munkakapcsolat, a decentralizált ügyiratkezelés révén a szükséges iratok könnyen kezelhetők és szükség esetén gyorsan elérhetővé válnak.
A vegyes rendszerű iratkezelési forma részben központosított, részben osztott módon történik. Általában az ügyiratok érkeztetése, valamint az iratok postázása centralizáltan folyik, míg az iratkezelés egyéb lépései a különböző szervezeti egységeknél történik.
Az osztott és a vegyes rendszerű iratkezelésnél fontos meghatározni, hogy a különböző szervezeti egységek iratait hogyan különböztessük meg egymástól. Ez az iktatószámok alkalmazásán belül háromféleképpen oldható meg: számkerettel, betűjellel vagy jelzőszámmal.
Előző blogbejegyzésemben már említésre kerül az ügyiratkezelés folyamatát szabályozó Iratkezelési Szabályzat, valamint az iratok megőrzési idejét és a selejtezést meghatározó Irattári Terv.
Az Iratkezelési Szabályzat kidolgozásakor figyelemmel kell lenni a hatályos jogszabályi rendelkezésekre, az iratkezelési módra, a szervezet igényeire, a munkavállalói létszámra és a feldolgozásra kerülő iratok várható mennyiségére. Az ügykörök, a hatáskörök, az iratforgalom, a szervezeti és személyi feltétek szerint kialakított iratkezelési rendszer meghatározásán túl pontosan kell, hogy rögzítse az iratkezelői feladatokat is.
Az Irattári Terv szerves része az Iratkezelési Szabályzatnak: a szervezet működése során keletkezett iratok kötelezően előírt megőrzési időtartamát, és a selejtezések várható idejét határozza meg, iratfajtánként.
