Ügyvitelszervezés
Az ügyvitelszervezés során az alapvető szempont az, hogy az ügyvitel alkalmazkodjon a szervezet napi munkájához, és nem fordítva!
Lássuk, milyen területeken lehet szükség ügyvitelszervezésre.
- A vezetői tevékenység során, a szervezet irányítása és felügyelete, a munkafolyamatok optimalizálása érdekében.
- A szervezet munkaügyi tevékenységével összefüggően, a munkavállalók adatainak és ügyeinek megfelelő kezelése céljából.
- A szervezet költségtervezése, a különböző statisztikák, jelentések elkészítése alkalmával.
- Ügyintézés kapcsán, pl. a szervezetnek az illetékes szervekkel való kapcsolattartása terén.
- Az ügyfélszolgálat területén, az ügyfelek kérdéseinek megválaszolása, a panaszok kezelése kapcsán.
- A szervezet dokumentumkezeléséhez kapcsolódóan, az iratok létrehozásával, tárolásával, rendszerezésével és archiválásával összefüggően.
Mivel az ügyvitel lényegében dokumentálja a szervezet (vállalkozás) valamennyi tevékenységét, így ajánlott egységes formai követelményeket kialakítani.
A szervezet alapvető ügyviteli rendjét az SZMSZ, azaz a Szervezeti és Működési Szabályzat határozza meg. Elkészítését sokan felesleges nyűgnek tartják, ám megalkotása rendkívül hasznos: egyértelmű iránymutatást ad a közös munkára vonatkozóan valamennyi alkalmazott számára. Egyrészt segíti a munkatársakat a szervezetbe való beilleszkedésben és a munkatársi kapcsolatok kialakításában és fenntartásában, másrészt elvárásokat fogalmaz meg velük szemben, a megfelelő munkavégzés érdekében.
A jól megírt SZMSZ összefoglalja a szervezettel kapcsolatos fontos tudnivalókat: tartalmazza a szervezet felépítését, meghatározza a döntési jogköröket, szabályozza a különböző tevékenységeket. Az SZMSZ-nek része az Iratkezelési Szabályzat és az Irattári Terv.
Az Iratkezelési Szabályzat az iratkezelés rendszerét, a beérkező és a működés során keletkező iratok kezelését szabályozza. Célja az, hogy az iratok útja követhető, gyors és biztonságos legyen.
Az Irattári Terv a szervezet működése során keletkezett iratok megőrzési időtartamát és a selejtezés várható idejét határozza meg.
Következő bejegyzésemben az ügyvitel másik fő területéről, az ügyiratkezelésről írok majd.
