A cikk saját eljárásaimban szerzett tapasztalatomat mutatja be, és nem minősül jogi tanácsadásnak.
Az ügyintézés során sokan csak a tartalomra figyelnek, a formai követelményeket csupán másodlagosnak tartják. Pedig egy elírt ügyszám vagy egy pontatlanul szerkesztett irat, egy lemaradt aláírás vagy bélyegző éppen annyi pluszmunkát okoz, mint egy rosszul megfogalmazott döntés!
Csak az elmúlt héten 4 (bírósági és kormányhivatali) eljárásban nyújtottam be határozat kijavítására irányuló kérelmet, további 3 ügy kapcsán pedig – kötelező tartalmi elemek hiánya miatt – kifogásoltam a határozatok jogi megfelelőségét.
Mind a 7 esetben helyt adtak az észrevételezésemnek.
Ezekre a beadványokra egyáltalán nem lett volna szükség akkor, ha a határozatot hozó szerveknél a dokumentum kézbesítése előtt történik egy alapos ellenőrzés!
Ez elsőre apróságnak tűnhet. A gyakorlatban azonban egy hibás ügyszám, egy elírt személynév vagy összeg időt, energiát (és néha bizony pénzt) vesz el minden érintettől: tőlem és az eljáró szervtől is.
Gyakran találkozom olyan többoldalas határozatokkal is, ahol az ügyszám kizárólag az első oldalon szerepel – annak ellenére, hogy mondjuk a szerv hatályos ügyviteli szabályzata egyértelműen előírja azt, hogy az ügyszámot az irat minden oldalán fel kell tüntetni. Elég egy figyelmetlen szkennelés vagy fénymásolás, egy nyomtatási hiba, és máris olyan oldalak keverednek az ügyiratba, amelyek önmagukban nem azonosíthatók és talán nem is az adott ügyhöz tartoznak!
Az ügyszám fejlécben történő elhelyezése egyáltalán nem jelent érdemi többletmunkát, viszont jelentősen megkönnyíti az iratok kezelését, csökkenti a téves csatolások kockázatát és gyorsabbá teszi a visszakeresést is.
A pontos adminisztráció és a gondos ügyiratkezelés tehát nem felesleges munka, hanem az ügyintézés alapja! A hibák javítása nem kevés többletfeladatot jelent mindkét fél számára, pedig egy kis odafigyeléssel mindez megelőzhető lenne.
A pontosság nem csupán a szakmai igényességet tükrözi.
A bírósági vagy hatósági eljárásban a precíz adminisztráció nem formaság, hanem a jogbiztonság része!
Egy jól vezetett ügyirat mögött sokszor olyan apró részletek állnak, amelyek ha hiányoznak, máris megjelennek az eljárási késedelmek, a javításra vonatkozó kérelmek és az ezekkel járó felesleges adminisztráció.
A legtöbb probléma egyszerű figyelmetlenségből adódik, ugyanakkor egy jól kialakított és/vagy betartott ellenőrzési rutinnal mindez elkerülhető. Az alábbi ellenőrzőlista például pár perc alatt végigfutható, ám jelentősen csökkentené az adminisztratív hibák számát.
Checklist – hivatalos irathoz
✓ Ellenőrzés az irat előkészítése során
Az ügyszám helyesen szerepel a dokumentumban?
Az ügyszám minden előfordulása megegyezik (fejléc, rendelkező rész, indokolás, záradék)?
Az oldalak számozása egyértelmű (pl. 1/6, 2/6 stb.)?
A dokumentum oldalai önállóan is beazonosíthatók?
Az ügyfél neve és egyéb azonosító adatai pontosak és minden előfordulásuk megegyezik?
A dátumok és határidők helyesen szerepelnek?
✓ Tartalmi ellenőrzés a kiadmányozás (aláírás) során
A rendelkező rész összhangban van az indokolással?
A hivatkozott jogszabályok és ügyszámok helyesek?
A mellékletekre történő hivatkozások pontosak?
Minden szükséges döntési elem szerepel a határozatban?
✓ Adminisztratív ellenőrzés az irat nyilvántartásba vétele és kiadása során
A dokumentum a megfelelő ügyirathoz kerül csatolásra?
Az iktatási adatok egyeznek a nyilvántartásban szereplő adatokkal?
A címzettek és kézbesítési adatok ellenőrzésre kerültek?
A kézbesítés előtt legalább egy utolsó formai ellenőrzés megtörtént (kötelező tartalmi elemek megvannak)?
Ez a bejegyzés kizárólag a saját, egyéni vállalkozóként folytatott eljárásom során szerzett tapasztalatomat és az általam kezdeményezett jogorvoslati eljárást mutatja be – a tartalom pusztán a tapasztalatmegosztást szolgálja, s nem minősül jogi tanácsadásnak vagy jogi állásfoglalásnak. Egyéni vállalkozásom keretében jogi képviseleti tevékenységet nem végzek.
Saját ügyével kapcsolatban minden esetben kérje ügyvéd vagy az adott ügytípusban jogszabály alapján eljárásra jogosult szakember segítségét.
