Úgy érzed, semmire nincs időd? Úgy érzed, mindent neked kell csinálnod, minden a te nyakadba szakadt?
Itt az ideje, hogy bizonyos feladatokat átadj!
„Minek? Míg elmagyarázom valakinek, hogy mit hogyan kell csinálni, azalatt az idő alatt akár magam is megcsinálom…!”
Ha egyetlen alkalmat veszünk alapul, talán valóban így van. Ám minél többször kell elvégezni ugyanazt a feladatot, annál inkább megtérül számodra az az idő, amit a feladat delegálására fordítottál. Nem hiszed? Számold ki!
Vegyünk egy egyszerű példát. Van egy naponta ismétlődő tennivaló, amit Te 30 perc alatt elvégzel. Tegyük fel, hogy rászánod magad a delegálásra, és a magyarázás mondjuk 2 órát vesz igénybe.
Ez a 2 órányi befektetett idő már 4 nap alatt megtérül!
Naponta fél óra IDŐ, az hetente már 2,5 óra IDŐ, amit mással is eltölthetsz – és még csak egyetlen 30 perces feladattal számoltunk!
„Na és mi a garancia arra, hogy minden rendben lesz, és a végén nem nekem kell majd helyrehozni mindent?!”
Ne hidd, hogy csak az a jól végzett munka, amit Te magad csinálsz! Ezzel a nyilvánvaló attitűddel muszáj lesz szakítanod annak érdekében, hogy legyen végre időd mással is foglalkozni.
„Oké, de mégis hogyan kezdjek neki?”
Az első lépés: a delegálandó feladat meghatározása.
Gondold végig, mik azok a teendők, amik például rendszeresen előfordulnak, de időrabló, netán unalmas, „nemszeretem” tevékenységek. Vagy melyik az a feladat, amivel alapvetően nincs bajod, de most rábíznád másra, mert nagyobb horderejű, fontosabb dolgokra kell összpontosítanod.
Megvan?
Akkor második lépésként határozd meg, hogy melyek azok a minimumfeltételek és eszközök, amelyek szükségesek a feladat elvégzéséhez.
Következő lépésként fogalmazd meg pontosan az elvárásaidat: milyen színvonalon és milyen eredménnyel kell, hogy az adott feladat elvégzésre kerüljön?
Nos, ha eddig eljutottál, szerintem körülbelül már lehet elképzelésed arról, hogy milyen kaliberű személy lenne megfelelő számodra.
„Rendben. Mire ügyeljek majd a delegálás során?”
A legfontosabb a megfelelő kommunikáció!
A félinformáció már-már dezinformáció! A félinformáció a delegálás halála! Te is és a megbízott személy is csak rossz tapasztalatokat szerezhet általa.
Hidd el, ha megtaláltad a számodra megfelelő embert, Ő képes lesz arra, hogy pontosan mindent úgy csináljon, ahogyan Te szeretnéd. Ám ehhez az kell, hogy őszintén elmondd neki, mi a feladata és mit vársz el tőle.
„Aggódom! Már korábban is eljutottam idáig: rábíztam a dolgot valakire, de rosszul sült el…!
Akkor nem a megfelelő embert választottad. Ám a legnagyobb hibát saját magaddal szemben követnéd el azzal, ha nem próbálod meg újra!
Van valaki, akit egy jó ismerősöd ajánl, s akivel az ismerősöd meg volt elégedve? Nem biztos, hogy az illető nálad is beválik! Az ajánlás ugyanis még nem minden.
Fontos, hogy meggyőződj arról, hogy a megbízni kívánt személy ért ahhoz a feladathoz, amit rá szeretnél bízni, és megvannak hozzá az eszközei is.
Ne bízz adminisztrációt például olyan személyre, aki nem rendelkezik a feladat elvégzéséhez szükséges kvalitással és nem bírja a monotonitást. Ne bízd a szellemi tulajdonodat valaki olyanra, aki nem vállalja írásban a titoktartást.
Az illető kompetenciái mellett érdemes még a lelkesedését is figyelembe venni.
Előfordulhat, hogy egy tapasztalatlanabb, ám kellően motivált személy sokkal eredményesebben teljesíti a feladatot, mint a „tapasztalt róka”, akinek amúgy a „kis hal nem hal”, s egyébként is időhiányban szenved.
„Na és ha a feladat során dönteni kell valamiben…? Egy idegen fog dönteni helyettem?”
Nyugi! A delegálás nem feltétlenül azt jelenti, hogy végképp kikerül a kezedből a gyeplő. Azzal, hogy a feladat elvégzésével mást bízol meg, a döntés még a Te kezedben maradhat, hiszen a delegálás több szinten is megvalósulhat.
Természetesen ellenőrizheted a munkavégzést és jelzést adhatsz a megbízottnak, hogy a dolgok a jó irányba haladhassanak.
Ám ha előzetesen meghatározásra kerültek a keretek, akkor ahhoz Neked is tartanod kell magadat. Ne zaklasd az illetőt naponta telefonhívással, ha amúgy abban állapodtatok meg, hogy hetente visszajelzést ad számodra arról, hol tart a dolog. Ha pedig jelzéssel élsz, akkor azt ne ítéletként fogalmazd meg („ez így nem jó, találj ki mást”), hanem adj iránymutatást („nem rossz, de jobban tetszene, ha…”).
Nos? Készen állsz arra, hogy segítséget kérj?
Keress bizalommal!
