Egy iroda kialakítása során számos szempontot szükséges figyelembe venni
Nem elég egy szék és egy asztal, s nem alkalmas irodának a nyirkos, ablaktalan, használaton kívüli helyiség a folyosó egyik eldugott zugában, még átmeneti időszakra sem!
Egyre több szervezet ismeri fel, hogy az alkalmazottak hatékonyságát nagymértékben befolyásolja a munkahelyi környezet. Egy ergonomikus, jól felszerelt, infrastrukturálisan is megfelelően kialakított, igényesen berendezett iroda pozitív hatással van az alkalmazott teljesítményére, hangulatára. Mára az is köztudott, hogy a kollégáktól elszigetelten, külön irodában ülve egyik ember sem válik igazán produktív munkaerővé.
Az iroda kialakításakor tehát a legfontosabb az, hogy legyünk tekintettel annak használójára: az emberre.
Mindenekelőtt az iroda kialakítása során tartsuk be a tűz-, munka- és balesetvédelmi előírásokat, és együk figyelembe a megfelelő munkavégzéshez szükséges körülményeket:
- a nyugodt légkört,
- a kellemes hőmérsékletű, csendes helyiséget,
- a megfelelő világítást és
- a levegőcsere biztosítását.
Egy iroda esetében nélkülözhetetlen bútorok az íróasztal és az irodai szék. Ezek kiválasztásakor mindenképp az ergonómiai szempontok legyenek az irányadók, hiszen hosszú órákon át kell majd használójuk kényelmét szolgálniuk. A tárolóeszközök (polcok, szekrények, fiókok, irattárolók) kiválasztása ugyancsak fontos, mert nemcsak a rendezett munkakörnyezet kialakításában játszanak szerepet, hanem megkönnyítik a napi munkavégzést is.
Az iroda berendezésének mindenkor igazodnia kell használója feladatához és tevékenységéhez, ám az is lényeges, hogy maradjon a helyiségben elegendő mozgástér. A bútorok elhelyezésének – amellett, hogy biztosítaniuk kell a koncentrált munkavégzéshez szükséges körülményeket – ösztönzőnek kell lennie az irodában dolgozók számára az egymással való kommunikációra és az együttműködésre.
Nem szabad megfeledkezni az irodában sem a különböző dekorációs elemekről, mint például a szobanövényekről, a faliképekről. Ezek nemcsak esztétikussá teszik a munkakörnyezetet, hanem javítják a munkahelyi légkört is.
Mindezeken túl persze szükség lesz ügyviteltechnikai eszközökre is, úgymint
- számítógépre, monitorra, klaviatúrára, egérre,
- nyomtatóra, szkennerre, iratmegsemmisítőre, laminálógépre, telefonra,
- borítékra, levélbontó késre, bélyegzőkre, vonalzóra, tollakra, ceruzákra, ollóra, tűzőgépre, kapocskiszedőre, lyukasztógépre, celluxra, szövegkiemelőre, jegyzettömbre, irattartó papucsra, iratgyűjtőre, papírra….
Az irodai környezet kialakítása során az áttekinthetőség és az átrendezhetőség elve mellett az irányíthatóság és ellenőrizhetőség elvét is fontos szem előtt tartani.
Önnek is szüksége lenne egy ügyes kezű irodai alkalmazottra, de nincs annyi teendő, hogy 4-6-8 órában állandó személyt alkalmazzon és számára megfelelő irodai környezetet biztosítson, irodai eszközöket tartson fenn?
Keressen bizalommal!
