A hatékony időmenedzsment nemcsak a produktivitás, hanem a munka-magánélet egyensúlya szempontjából is lényeges.
Pittyen a telefonod. E-mail érkezett, s te máris csapot-papot otthagyva, mindent félbeszakítva kapsz a készülék után.
„Áh, csak egy hírlevél.”
„Oh, végre megérkezett a válasz, így már össze is tudom majd állítani azt az anyagot csütörtökre…később…”
„Tájékoztatást kér… ezt még megválaszolom gyorsan, amíg el nem felejtem.”
„Hú, mikor is írta meg, hogy melyikre lenne szüksége…? Talán kedden? Nem, hétfőn! Előtte érkezett az az értesítő… valahol akkor jöhetett, mert úgy emlékszem, hogy a másik megrendelést már utána olvastam…”
„Atya ég, erről teljesen megfeledkeztem, pedig vagy két napja érkezett egy emlékeztető, hogy…!”
Aztán visszatérsz a munkához, de
„Hol is hagytam abba…?”
„Jesszus, már ennyi az idő?! Még sehol se tartok!”
Az épp bejövő e-mailek olvasgatása nagyon könnyen ki tud zökkenteni a fókuszból. A napok, hetek, hónapok, akár évek alatt beérkezett levelek közötti bogarászás rendkívüli módon hátráltat a hatékony munkavégzésben.
A mai felgyorsult világban, a mindennapok információs zajában a beérkező levelek mennyisége és a hozzájuk kapcsolódó feladatok egy idő után igencsak frusztrálóak tudnak lenni, főleg, ha ömlesztve, válogatatlanul próbáljuk meg kezelni azokat a levelezőben.
Ahhoz, hogy az időddel jól tudj gazdálkodni, az e-mailek hatékony kezelése, rendszerezése elengedhetetlen.
Használd a zero inbox módszert!
Az első és legfontosabb szabály az, hogy megtanuld:
Ha minden sürgős, akkor semmi sem sürgős!
Talán a legnehezebb feladat az lesz, hogy rávedd magad arra: naponta csak 2 (maximum 3) alkalommal foglalkozol az e-mailekkel. Egyszer a munkaidő/munkanap kezdetén, hogy az érkező, soron kívüli feladatokat is be tudd illeszteni az adott napi programodba, másodszor mondjuk koradélután, hogy tervezni tudd a következő napi teendőket és legyen idő intézni a sürgős dolgokat is.
A zero inbox módszer lényege az, hogy a beérkezett üzenetek mappának, azaz a postaládának mindig üresnek kell lennie. Tehát mikor belépsz a leveleződbe, a megnyitott és elolvasott levél kapcsán azonnal cselekedni kell:
- Ha a beérkező e-mailt rögtön meg tudod válaszolni, ne halogasd, tedd meg! Ezt követően archiváld a levelet, ne maradjon a beérkezett üzenetek mappában.
- Ha az e-mail további intézkedéseket igényel, amennyiben azok megtétele mindössze 2-5 percet vesz igénybe, cselekedj, majd archiváld a levelet. Ha több idő szükséges az elintézéshez, halaszd el! Kategorizálj: hozz létre pl. egy „megválaszolandó” vagy „teendők” mappát a leveleződben, és húzd be oda az e-mailt. Majd visszatérsz rá, ha eljön annak a feladatnak az ideje. Ha szükségét érzed, emlékeztetőt is beállíthatsz mellé, hogy biztosan ne feledkezz meg róla.
- Ha a levélben érkezett dolgot nem feltétlenül neked kell megcsinálni, akkor ne habozz, küldd tovább a levelet annak, akit megbízol vele! Ha tudod, hogy valaki legalább 80%-ban ugyanolyan jól meg tudja oldani az ügyet, mint ahogyan te tennéd, akkor delegálj! Ha később ellenőrizni akarod, hogy halad a munka, kategorizáld a levelet: húzd be egy erre rendszeresített mappába.
- Ha a beérkező e-mail nem releváns számodra (pl. spam, reklám, hírlevél), azonnal töröld ki.
Ezzel a módszerrel a beérkező levelek mappája mindig üres, s csak a „megválaszolandó”, „teendők” stb. mappában csücsül 1-2 levél, amivel még később dolgod lesz.
A leveleződ átlátható, könnyen kezelhető, s máris kevésbé érződik úgy, hogy a körmödre égnek a feladatok.
Kezdd el még ma!
Hozz létre a leveleződben egy mappát „korábbi levelek” néven és húzd át oda az összes e-mailt! Most már elkezdheted a zero inbox módszerrel feldolgozni az újonnan érkező megkereséseket.
Kategorizálj! Ha van időd, címkézd fel a korábbi leveleidet, vagy hozzáfoghatsz a beérkező levelek válogatásának automatizáláshoz is, hogy még könnyebb legyen a postafiók karbantartása.
Fontos, hogy priorizáld a feladataidat!
A hatékony időbeosztással nemcsak magadnak, de szeretteidnek is tartozol!
Pittyent a telefonod, mert e-mail érkezett? Vegyél egy nagy levegőt és állj ellen a kísértésnek: ne kapj utána!
Akár alkalmazott vagy, akár a saját utadat járod vállalkozóként, hagyd a munkát a „munkahelyen”! Mikor a barátaiddal, családoddal vagy, már ne a melón pörögjön az agyad – senkinek sem esik jól, ha csak fizikailag vagy mellette jelen.
Ne vállald túl magad! Csak annyi felkérést, megbízást fogadj el, amennyivel elbírsz. Kerüld a túlórákat!
Előbb csináld azt, ami szükséges, utána azt, ami lehetséges, és máris azt fogod csinálni, ami lehetetlen.
Assisi Szent Ferenc
- Próbáld megbecsülni, hogy az aznapi feladatok közül melyiket mennyi idő alatt fogod tudni elvégezni. Ne töltsd meg a munkanapod 100%-át tennivalóval, hagyj időt a váratlan ügyek intézésére is.
- Kezdd a napot a legnehezebb teendővel! Ess túl rajta és meglátod, minden egyebet már gyerekjáték lesz megcsinálni.
- Meg kell tanulnod nemet mondani! Ha valamire nem jut időd, azzal kapcsolatban mindig légy őszinte az ügyfeleiddel, munkatársaiddal, és a családoddal szemben is.
- A találkozók, megbeszélések, rendezvények alkalmával mindig légy pontos! Tisztelned kell mások idejét annak érdekében, hogy ők is tiszteljék a tiédet.
- Ne engedd, hogy a munkavégzés során bármi más elvonja a figyelmedet – koncentrálj!
Sose feledd: az időd az egyik legértékesebb kincsed!
Ha nincs időd rendet vágni a leveleződben, vagy esetleg segítség kell hozzá, keress bátran!
