A jegyzőkönyv egy általánosan használt ügyirat, melyben valamilyen eseményt, információt rögzítenek írásban.
Jegyzőkönyv készítésére szükség lehet gyűléseken, üléseken, tanácskozásokon, tárgyalásokon, az elhangzott kijelentések, határozatok, viták, események tárgyának és körülményeinek írásba foglalása érdekében.
A jegyzőkönyv formái, készítése
A jegyzőkönyv lehet helyszíni, vagy más néven eseményjegyzőkönyv. A helyszíni jegyzőkönyv olyan fontos, következményekkel járó eseményről (pl. balesetről, szemléről) készül, amikor is szükség van a pillanatnyi helyzet hiteles rögzítésére.
Kihallgatási jegyzőkönyvet vesznek fel például a rendőrségen, meghallgatás, vagy vallomástétel esetén. Ez a típusú jegyzőkönyv mindig E/1 (egyesszám első) személyben íródik.
A tanácskozási (lefolyási) jegyzőkönyv talán a legismertebb jegyzőkönyvi forma, mely valamilyen értekezlet (ülés, gyűlés, tanácskozás, megállapodás, nyilatkozat stb.) alkalmával készül, ahol a jegyzőkönyvvezető a felszólalók nevének megjelölésével mindent időrendi sorrendben rögzít.
A jegyzőkönyvbe vétel történhet jegyzeteléssel, gépírással vagy hangfelvételről történő átírással.
Készülhet teljes jegyzőkönyv, melynek írása során az értekezleten elhangzottakat szó szerint kell rögzíteni, valamint írásba kell foglalni az értekezleten történt egyéb eseményeket is (pl. kivonulás, nevetgélés, bekiabálás stb.). Egyértelmű, hogy hiteles teljes jegyzőkönyvbe vétel csak a jegyzőkönyvvezető személyes jelenlétével valósítható meg. A szó szerinti rögzítés nem betű szerinti rögzítést jelent, a felesleges szóismétlések, töltelékszavak elhagyásra kerülnek, a nyelvi helytelenségeket korrigálni szükséges.
A rövidített jegyzőkönyv készítése során az elhangzottak lényege kerül lejegyzésre. A rövidített jegyzőkönyv készülhet tömörített vagy kivonatos formában.
- A tömörített jegyzőkönyv írásakor a lényegesnek tartott mondanivalót rögzítjük, ám nyelvi hibák nélkül, a felszólalók egyéni stílusának megtartásával. Ez talán a leggyakrabban kért jegyzőkönyvtípus.
- A kivonatos jegyzőkönyvnek két változata ismert. Mindkét változat esetében a jegyzőkönyv szövege E/3 vagy T/3 (egyesszám harmadik vagy többesszám harmadik) személyben és múlt időben íródik, ám megőrzi a hozzászólók hangvételét, szóhasználatát, stílusát. Az egyik verzió a szöveghű kivonat, mely az eredetileg elhangzottakkal kb. 70-75%-ban egyezik, a másik a szabad kivonat, amikor az eredetileg elhangzottakkal kb. 50%-os az egyezés.
Az emlékeztető vagy feljegyzés tulajdonképpen egy eseményjegyzőkönyv, mely az értekezlet lefolyásának menetét nem tartalmazza, csupán az elhangzottak végső eredményét rögzíti a napirendi pontok sorrendjében.
A jegyzőkönyvvezetőnek fel kell készülnie a jegyzőkönyvvezetésre. Előzetesen tájékoztatni kell őt arról, kik fognak részt venni az értekezleten, mi az értekezlet tárgya, továbbá arról, hogy milyen jegyzőkönyvet várnak tőle (pl. rövidített jegyzőkönyv készítését kérik). Előre egyeztetni szükséges azt, hogy a jegyzőkönyv milyen határidőre készüljön el és hány példányban.
Az értekezletet levezető személynek ügyelnie kell arra, hogy az értekezlet megkezdésekor a távol maradók személye megállapításra kerüljön, valamint arra, hogy az értekezlet során a felszólalók neve, beosztása – felszólalásuk előtti bemutatás, vagy bemutatkozás formájában – elhangozzon.
A jegyzőkönyvvezető
A jegyzőkönyvvezetőnek a tartalmi és formai követelményeken túl a helyesírási szabályokat, az áthidaló kifejezéseket is kifogástalanul ismernie kell. Hiszen az elhangzott nyelvhelyességi, nyelvtani hibákat úgy kell kijavítania (ezt nevezzük „fésülésnek”), hogy az elkészült jegyzőkönyv hiteles maradjon.
A jegyzőkönyvvezető mind formai, mind tartalmi szempontból felelős az általa készített jegyzőkönyv hitelességéért. Az elkészült jegyzőkönyv ugyanis a törvény előtt bizonyító erejű okiratnak számít, jogi alapja lehet hatósági vagy bírósági eljárásnak is. A jegyzőkönyvben mindig valós adatok kerülhetnek csak leírásra. A tartalmi ferdítésnek, a hamis tartalom rögzítésének akár bírósági felelősségre vonás is lehet a következménye!
