Számos élethelyzetben szükség lehet egy hivatalos levél megírására, legyen szó közüzemi ügyintézésről, reklamáció benyújtásáról vagy akár egy motivációs levél elkészítéséről. Persze léteznek olyan esetek, mikor egy online felületről letölthető űrlap kitöltésével, vagy egy sablonszöveg módosításával gyorsan letudható a feladat, ám ha magunknak kell megfogalmaznunk a beadványt, néhány fontos dolgot célszerű szem előtt tartani.
Kötelező tartalmi és formai elemek megléte
A tartalmi és formai elvárások szabályai a következők:
- A címzett és a címzés mindig szerepeljen a levélben – kezdje ezzel, lehetőleg a lap bal oldalán, az oldal tetején (a fejlécben) elhelyezve. Ügyeljen a pontos adatokra!
- A levél tárgyának megjelölése (pl.: tájékoztatás kérése) szintén kerüljön feltüntetésre, ez legyen a következő elem.
- A megszólítás következik: itt is ügyeljen a pontos név és/vagy titulus használatára. Ne keltsen már a levél elején rossz benyomást azzal, hogy elírja a megszólított nevét, vagy nem a helyes megszólítást alkalmazza!
- Most jöhet a levél szövege. Érdemes a jól ismert tagolást használni: bevezetés, kifejtés (tárgyalás), befejezés. A bevezetésben ismertesse a levél célját, majd a kifejtés során indokolja meg, fejtse ki bővebben. Végül a befejezésben – a levél témájától függően – köszönje meg az illető közbenjárását, kérjen visszajelzést, illetve köszönjön el.
- Végül ne felejtkezzen meg a keltezésről (helységnév, dátum) és az aláírásról sem. A keltezést a levél szövegétől legalább egy sorral lejjebb, balra zártan kell elhelyezni. Az aláírás szintén kerüljön lejjebb, klasszikusan jobb oldalra igazítva.
- Amennyiben a leveléhez mellékletek is csatolásra kerülnek, azt a lap/oldal alján kell feltüntetni. Több melléklet esetében célszerű azokat tételesen, elnevezés szerint felsorolva megadni. Egy-két melléklet esetében – különösen, ha azokat a levél szövegében már megnevezte – elegendő a csatolt mellékletek darabszámát jelezni.
Amire még figyelni kell
A hivatalos levél megfogalmazása mindig legyen udvarias. Bármi is az oka annak, hogy tollat kellett ragadnia, mindenképp kerülje a nyers, durva vagy akár alpári kifejezéseket. Szintén kerülendő a hosszú, „barokkos” körmondatok alkalmazása. Mondandóját lényegre törően, választékos szóhasználattal, szabatos megfogalmazással közölje, ügyelve a helyesírásra is.
A megszólítás során maradjon a „Tisztelt” kezdetűnél. A „Kedves” megszólítás egy hivatalos levelezésben túl bensőséges. Hanyagolja a régies stílust, például az „Úrhölgy” kifejezést. Az „Asszony”, vagy az „Úr” alkalmazása elegendő. Ha ismert a címzett, használja a vezetéknevét vagy a titulusát a megszólításban. Ami végképp kerülendő, az a „Tisztelt Címzett” kezdés!
Alapszabály, hogy a hivatalos levelet mindig magázódva kell megfogalmazni! Még akkor is, ha netán közeli ismeretséget ápol, tegező viszonyban van a címzettel.
Ha valamilyen hivatalos megkeresésre ad választ, hivatkozzon szakszerűen: tüntesse fel válasziratában az előzményi irat iktatószámát, és – ha van, akkor – az ügyintézőt is.
Egy hivatalos levélre általában választ várunk. Ne felejtkezzen el saját elérhetőségei megadásáról! Klasszikusan ezt az aláírása (neve) alatt tegye meg, levelezési címe, telefonszáma, e-mail címe, vagy ezek együttesének megadásával.
Legyen mértékletes! Ez mind a levél hosszára, mind a tartalmára vonatkozó jótanács. Törekedjen arra, hogy a levelet jól összefoglalva és tárgyilagosan fogalmazza meg. Készítsen piszkozatot, olvassa el többször, amit írt, fogalmazza át, ha szükséges. A levél külleme legyen „szellős”, jól tagolt, egy-egy helyen nyugodtan használhat kiemelést is. Ám kerülje a különböző betűstílusok és betűméretek váltogatását, három vagy akár több betűszín használatát, a szövegkiemelő színek alkalmazásának kavalkádját.
Hivatalos levelek esetében tekintsen el a díszes, színes levélpapír, az illatos tintával töltött toll használatától. Elektronikus úton (e-mailben) továbbított hivatalos levélnél ne használjon hangulatjeleket (smiley, emoji).
Egy tartalmát tekintve egységes, átgondolt szövegezés, a levél letisztult megjelenése és a nyelvtani helyesség már fél siker, higgye el!
Amennyiben hivatalos levelet kell írnia, de nem boldogul a fogalmazással, hadilábon áll a helyesírással vagy nincs ideje a formai és tartalmi követelményeknek eleget tenni, keressen bizalommal!
