A három munkakör hasonló, de nem ugyanaz – bár a különböző feladatkörök a szervezetrendszer méretétől függően összemosódhatnak.
Az adminisztrátor lényegében adatrögzítéssel foglalkozik, valamint iktatási, irattározási, archiválási feladatokat végez. Munkájával általában egy teljes részleg (csoport, osztály) mindennapjait segíti.
A titkárnő munkaköre már egyetlen személyhez kötött, bizalmi jellegű. A vezető pozícióban lévő felettesével kapcsolatosan lát el adminisztratív jellegű feladatokat: leveleket ír, postát bont, iktat, kávét főz, találkozókat, megbeszéléseket szervez, telefonhívásokat intéz, végzi felettese irodájának működéséhez szükséges egyéb teendőit.
Az asszisztens szintén egy vezető beosztású személyt támogat munkájával, azonban az általános adminisztratív tennivalókon túl már döntéselőkészítő feladatokkal is segíti felettese érdemi tevékenységét. Így alkalmazását illetően elvárás lehet a szervezet profiljába illő szakképesítése is.
Lényegében minél magasabb beosztású ember mellett tevékenykedik az adminisztratív munkaerő, annál magasabb szakmai követelményeknek kell megfelelnie.
Az irodai munkáról sokan azt gondolják, hogy egy monoton és unalmas feladat. Napjainkban, mikor a vezető feladati is szerteágazóbbak, összetettebbek, a szervezetben tevékenykedő irodai alkalmazottaknak is érdekesebbé, változatosabbá váltak teendőik.
Régen a jó titkárnő udvarias volt, ápolt és kiválóan gépelt. Ma a kiemelkedő számítástechnikai és informatikai ismeretek mellett egyre több helyen elvárás a felsőfokú végzettség és minimum egy idegen nyelv legalább középfokú ismerete. A sokrétű feladatokkal együtt tehát növekedtek a pozíciót betöltővel szemben támasztott elvárások és a munkakörrel járó felelősségek is.
A megfelelő képzettségen túl nem mindenkiben vannak meg azok a tulajdonságok, amik az ilyen jellegű munkakör ellátásához szükségesek.
Az adminisztrációs munkatárs – akár adminisztrátorról, akár asszisztensről van szó – minden esetben egy csapat tagja, ahol nemcsak a vezetővel, hanem a kollégákkal is meg kell találnia a közös hangot. A jó kommunikációs készség, a segítőkészség, a jó problémamegoldó és stressztűrő képesség elengedhetetlen ehhez a munkához.
Ha Ön sem az a típus, aki sokáig tud egyhelyben ülni, ha teherként éli meg a kötöttségeket és a szabályokat, ha nyomasztják az időbeli korlátok, az adminisztráció nem Önnek való. Bízza rám a papírmunkát!
