Nap mint nap látok érdekes megoldásokat a „céges” levelezésben. Az egyik visszatérő „kedvencem” az ablakos boríték használata…
Amikor a szervezet minden küldeménye mellé nagy lendülettel elkezd plusz egy lapot nyomtatni és borítékolni.
Hogy miért?
Mert a levél formája nem az ablakos borítékhoz van igazítva, kvázi kell egy külön papír, amin kizárólag a címzett neve és címe szerepel, semmi más. Az esetek 99%-ában egy teljes A4-es plusz lap csak azért, hogy a postai úton történő megküldéshez „kikukucskáljanak” az adatok az ablakon.
Ilyenkor mindig elgondolkodom, hogy vajon tudják-e, hogy ez a megoldás mennyibe kerül valójában?!
Vegyünk egy egyszerű példát, C6-os méretű, normál, „simán” feladott belföldi levéllel számolva.
A postaköltség mondjuk nagyjából 270 Ft, ezt minden esetben ki kell fizetni.
Ha ablakos borítékot használunk, de külön címoldalt kell nyomtatni:
– a boríték kb. 40 Ft
– a plusz papír és a nyomtatás kb. 10–15 Ft
– a postaköltség kb. 270 Ft
Összesen kb. 320–325 Ft levelenként.
Ha ugyanezt hagyományos borítékkal küldjük:
– a boríték kb. 25 Ft
– a borítékra nyomtatás vagy etikett használata kb. 5–12 Ft
– a postaköltség kb. 270 Ft
Összesen kb. 300 Ft körül.
20-25 Ft különbség nem sok, igaz?
De 1000 levélnél ez már 20–25.000 Ft különbséget jelent a feladói oldalon!
Viszont a címzett kap egy plusz papírt, amit jobb esetben odaad a gyereknek rajzolni vagy repülőt hajtogatni, esetleg elhasználja bevásárlólista írására. Javarészt szerintem a kukában landol.
Pedig az ablakos boríték nem rossz megoldás, sőt! Jól használva kifejezetten hatékony.
Ha a dokumentum sablonja megfelelően van megszerkesztve, akkor nem kell külön címzést nyomtatni, nem kell etikettet ragasztgatni, nem kell borítékot címezni, a teljes levelezés automatizálható, még a hajtogatás is! Nagy mennyiségnél ez komoly időmegtakarítás, kevesebb hibalehetőség, és még papír is kevesebb fogy.
Ám jellemzően a folyamat nincs végiggondolva!
A probléma nem az ablakos boríték maga, hanem az, hogy a levél- vagy iratsablon a régi, így plusz papírra kell a címzett adatait nyomtatni, és az esetek zömében elmarad az automatizáció is, mert a cégnek nincs pénze irodai levélfeldolgozó gépekre és szoftverekre.
Na ilyenkor történik az, hogy az ablakos borítékba a dokumentum mellé belehajtogatnak egy plusz A/4-est a címzéssel, s az egyszerűség kedvéért C5-ös borítékban…
Ez adminisztrációs szempontból a lehető legrosszabb kombináció: drágább boríték, több papír, több nyomtatás, több munkaidő, több hibalehetőség.
A környezetvédelemről pedig még nem is beszéltünk!
