Ha valaki megkérdezné, hogyan lettem „a Webírnok”, nem tudnék rá két mondatban válaszolni.
Mesélhetnék a sikertelen középiskolai felvételiről, ami akkor csalódást jelentett, ma viszont már fontos állomásnak látom… A kórházról, ahol először megtapasztaltam, hogy az adminisztráció nem pusztán papírmunka, hanem felelősség… A vállalkozás első hónapjairól, amikor hosszú ideig nem érkezett egyetlen megbízás sem… Vagy arról, hogy miért tartom a diszkréciót a szakmám legfontosabb alapelvének.
Így született meg ez a rendhagyó bemutatkozás.
Megkértem a mesterséges intelligenciát, készítsen velem egy interjút. 25 kérdést tett fel nekem a „bestia”, és én őszintén, szívből jövően megválaszoltam mindegyiket.
Fogadjátok szeretettel ezt a „beszélgetést”.
A pályáról és a döntésekről
1. Ha visszatekint az eddigi pályájára, melyik volt az a pillanat, amikor rájött, hogy a precíz adminisztráció és a szövegekkel való munka nem csupán feladat, hanem hivatás lehet?
Életem első munkahelye egy kórház járóbeteg-ellátó egysége volt. Amikor a betanulási időszak után, alig húszévesen rám bízták egy szakrendelés teljes adminisztrációját, először éreztem igazán ennek a munkának a súlyát. Világossá vált számomra, hogy az, ahogyan dolgozom, nem csupán egy szervezet működésére van hatással, hanem emberek életére is. Egy olyan területen, ahol akár egy apró hiba is komoly egészségügyi következményekkel járhat, a pontosság nem erény, hanem alapkövetelmény. Azt hiszem, ekkor vált számomra a precíz adminisztráció egyszerű feladatból hivatássá.
2. Az emberek többsége ritkán álmodik arról gyerekként, hogy adminisztrációval fog foglalkozni. Ön hogyan jutott el mégis ehhez a szakmához?
A pályaválasztás számomra korántsem volt egyszerű: sokáig fogalmam sem volt arról, merre induljak el. Kiskamaszként rendőr szerettem volna lenni, a nagymamám pedig meg volt győződve róla, hogy jó szülésznő vagy ápolónő válna belőlem.
Abban az időben egy jó szakma aranyat ért, így az általános iskola végén édesanyám segítségével olyan szakképző iskolákat választottunk, amelyek adminisztratív jellegű képzéseket kínáltak. Mindhárom helyen ilyen szakot jelöltem meg, ám a központi felvételi vizsgám finoman szólva sem sikerült fényesen. Soha nem voltam kitűnő tanuló, a reál tantárgyakkal pedig különösen hadilábon álltam, így végül csak a harmadik helyen megjelölt gyors- és gépíró szakiskolába nyertem felvételt.
Máig élénken emlékszem arra a csalódottságra, amit a felvételt elutasító levelek kézhezvételekor éreztem. Utólag azonban úgy gondolom, szükségem volt erre a leckére: ez adott később erőt ahhoz, hogy bebizonyítsam – önmagamnak és a környezetemnek egyaránt –, hogy lehetek jó a szakmámban, sőt akár a legjobbak közé is tartozhatok.
A szakiskolai évekre hálával gondolok vissza. Kiváló tanáraim voltak, akik olyan biztos szakmai alapokat adtak a kezembe, amelyekre bátran építhettem későbbi tanulmányaim során is, a megszerzett tudásból pedig a mai napig meríthetek.
3. Mi volt a legnagyobb kockázat, amit vállalkozóként valaha felvállalt?
Már önmagában az is jelentős kockázatot jelentett, hogy vállalkozásba kezdtem. Napjainkban egy sikeres vállalkozás felépítése és működtetése egyáltalán nem könnyű feladat, különösen az adminisztratív szolgáltatások piacán nem, ami rendkívül telített. Nem volt egyszerű megtalálnom a helyemet ebben a közegben, de úgy érzem, sikerült megvetnem a lábam. Bízom benne, hogy a következő években is ugyanilyen elhivatottsággal és lendülettel folytathatom ezt az utat.
4. Volt olyan időszak, amikor majdnem feladta? Mi segítette át rajta?
A vállalkozás első éve kifejezetten embert próbáló időszak volt. Bár nem tápláltam irreális elvárásokat az indulással kapcsolatban, nehéz volt megélni, hogy hónapokon keresztül egyetlen megbízás sem érkezett. Sokat segített, hogy a közösségi oldalakon olyan vállalkozók tapasztalataival találkoztam, akik őszintén beszéltek a kezdeti nehézségekről. Ezekből a történetekből merítettem erőt, később pedig magam is megosztottam a saját tapasztalataimat, bízva abban, hogy másoknak is segíthetnek kitartani a nehezebb időszakokban.
A munka emberi oldala
5. Sokan úgy gondolják, hogy az adminisztráció unalmas. Ön szerint mi az, amit kívülről nem látnak ebben a munkában?
Szerintem az adminisztráció megítélése nagyban függ attól, hogy ki milyen szemszögből nézi. Akinek ez csak egy szükséges mellékfeladat a saját szakmájában, annak valóban terhes és unalmas lehet. Én viszont pontosan erre a problémára építettem a vállalkozásomat. Nem az a célom, hogy mindenkit meggyőzzek arról, milyen izgalmas az adminisztráció, hanem az, hogy segítsek felismerni: nem kell mindent egyedül csinálni. Vannak feladatok, amelyeket érdemes olyan emberre bízni, aki ezt nem kötelességként, hanem hivatásként végzi.
6. Mit árul el egy emberről vagy egy vállalkozásról az, ahogyan a dokumentumait, levelezését vagy nyilvántartásait kezeli?
Sokszor hajlamosak vagyunk az adminisztrációra szükséges rosszként tekinteni, pedig valójában lenyomata annak, hogyan állunk a munkánkhoz és a kötelezettségeinkhez. A rendezett dokumentumok, a pontos nyilvántartások és az átlátható levelezés számomra a megbízhatóságot, az igényességet és a felelősségtudatot tükrözik. Ezek azok az apró részletek, amelyek kívülről talán nem látványosak, mégis sokat elárulnak egy emberről vagy egy vállalkozásról.
7. Előfordult már, hogy egy megbízás során nemcsak adminisztratív segítséget nyújtott, hanem valójában egy nehéz helyzetből segített kivezetni az ügyfelet?
Nem tudok róla, de természetesen elképzelhető, hogy volt ilyen eset. Munkám során kiemelten fontosnak tartom a diszkréciót, ezért nem szoktam feleslegesen a megbízások hátteréről vagy az ügyfelek személyes körülményeiről érdeklődni. Éppen ezért azt sem tudom megítélni, hogy egy-egy elvégzett feladat milyen mértékben könnyítette meg az életüket vagy segítette át őket egy nehezebb időszakon. Azt azonban remélem, hogy a munkámmal minden esetben valódi segítséget tudok nyújtani.
8. Mi volt a legkülönlegesebb vagy legemlékezetesebb feladat, amit valaha kapott?
Nem tudnék egyetlen megbízást kiemelni. Minden feladatnak megvan a maga érdekessége, és mindig az aktuálison dolgozom a legnagyobb lelkesedéssel. Így számomra rendre az éppen előttem álló munka a legemlékezetesebb.
A szövegek világa
9. Több ezer oldalnyi szöveget láthatott már pályafutása során. Melyek a leggyakoribb hibák, amelyeket még jól képzett emberek is elkövetnek?
Egy-két elütés vagy kisebb helyesírási hiba szinte minden gépelt szövegben előfordulhat, ezeket nem tartom égbekiáltó problémának. Hivatalos dokumentumok esetében azonban már sokkal nagyobb jelentősége van a pontosságnak. Az ügyszámokban, a személyes adatokban vétett hibákat, vagy a kötelező tartalmi elemek hiányát még a dokumentum kiadása vagy aláírása előtt fel kellene ismerni és javítani.
Tapasztalataim szerint a legtöbb hiba egyszerűen abból adódik, hogy a kész szövegre már nem jut elegendő figyelem: sokan nem szánnak időt arra, hogy még egyszer alaposan átolvassák.
10. Mikor érzi azt egy szövegről, hogy „most már rendben van”?
Őszintén szólva ritkán érzem azt, hogy most már tökéletes. Mindig akad benne valami, amin még lehetne javítani, finomítani, az évek során azonban megtanultam, hogy egy ponton a szöveget el kell engedni. Kétszer alaposan átolvasom, elvégzem a szükséges javításokat, majd hagyom, hogy élje a saját életét.
11. Előfordult már, hogy egy kézirat vagy dokumentum tartalma személyesen is megérintette?
Persze, többször is előfordult már. Vannak szövegek, amelyek akaratlanul is megérintenek, mert valamilyen módon kapcsolódnak a saját tapasztalataimhoz vagy élethelyzeteimhez. Ettől azonban még ugyanazzal a figyelemmel és objektivitással igyekszem dolgozni rajtuk, mint bármely más megbízáson. A személyes érzéseknek megvan a helyük, de a munkám során a szakmai szempontoknak kell elsőbbséget élvezniük.
12. Mitől lesz egy hivatalos szöveg egyszerre pontos és emberi?
Ha szakmailag kifogástalan, tartalmát tekintve pedig teljeskörű és közérthető.
Bizalom és titoktartás
13. Az ügyfelei gyakran olyan dokumentumokat bíznak Önre, amelyeket másoknak nem mutatnának meg. Hogyan épül fel ez a bizalom?
A bizalom szerintem nem egyik napról a másikra épül fel. Én hosszú évek óta igyekszem odafigyelni arra, hogyan kommunikálok akár személyesen, akár online felületeken. Kerülöm a felesleges konfliktusokat, a pletykát, a megosztó tartalmakat és a hangzatos kinyilatkoztatásokat. Ez nem közömbösséget jelent, hanem tudatos szakmai hozzáállást. Aki bizalmas dokumentumokat bíz rám, annak tudnia kell, hogy nemcsak a munkáját, hanem az adatait és a történetét is tiszteletben tartom.
14. Mi a legfontosabb szabály, amelyet soha nem szegne meg a munkája során?
A titoktartás és a diszkréció.
15. Volt olyan helyzet, amikor egy megbízást etikai okból visszautasított?
Még nem, de a nagy számok törvénye alapján előbb-utóbb biztosan belefutok ilyenbe. Szerencsére tudok, lehet és néha kell is nemet mondani!
A digitalizáció és a jövő
16. A mesterséges intelligencia korában sokan azt gondolják, hogy minden szöveg és adminisztráció automatizálható. Ön miben látja az emberi szakértelem pótolhatatlanságát?
A mesterséges intelligencia sok folyamatot képes felgyorsítani, és bizonyos feladatokban rendkívül hasznos segítség lehet. Ugyanakkor az előrelátó gondolkodást, a helyzetek közötti összefüggések felismerését, valamint az emberi tényezők figyelembevételét egyelőre nem tudja maradéktalanul helyettesíteni. Éppen ezért úgy gondolom, hogy a technológia és az emberi szakértelem nem egymás versenytársai, hanem – kellő körültekintéssel – egymás kiegészítői.
17. Milyen változásokat látott az elmúlt húsz évben az ügyviteli és adminisztratív munkában?
Főképp a technikai fejlődés látványos: írógép helyett számítógép, floppy helyett felhő alapú adattárolás és még sorolhatnám…
18. Van olyan technológiai újdonság, amelyet korábban fenntartásokkal fogadott, ma pedig nélkülözhetetlennek tart?
Talán az internetet említeném. Az elterjedésével olyan lehetőségek nyíltak meg előttünk, amelyek korábban elképzelhetetlenek voltak, így ma már a munkám és a mindennapi életünk szerves részévé vált.
Ugyanakkor a kezdeti fenntartásaim egy része máig megmaradt. Miközben a digitalizáció rengeteg előnyt kínál, új kockázatokat és veszélyeket is magával hozott, ezért fontosnak tartom a tudatos és körültekintő használatát, valamint azt is, hogy időnként felhívjam a figyelmet az árnyoldalaira.
Személyesebb kérdések
19. Milyen tulajdonságát tartja a legfontosabbnak a szakmai sikerében?
A kitartásomat, az elhivatottságomat és a józan gondolkodásomat.
20. Milyen tévhit él leginkább az Ön munkájával kapcsolatban?
Hogy felesleges, mert bárki meg tudja csinálni.
21. Mit csinál, amikor egész napos koncentráció után „kikapcsolja” a munkát?
Szeretek zenét hallgatni, kertészkedni, néha megnézek egy jó filmet… Ám a fennmaradó időm beosztásáról javarészt a családom és a két kutyám gondoskodik: ők azok, akik rendíthetetlen következetességgel találnak számomra valamilyen elfoglaltságot.
22. Mi az a tanács, amelyet ma adna annak a fiatalabb önmagának, aki éppen elindul a pályán?
Meg tudod csinálni, vágj bele bátran és ne hagyd magad!
Zárásként
23. Ha egyetlen mondatban kellene megfogalmaznia, mit kap az ügyfél, amikor Önt választja, mi lenne az a mondat?
Elsősorban időt! Olyan időt, amelyet a saját munkájára, vállalkozására vagy akár a magánéletére fordíthat.
24. Mit szeretne, hogy öt év múlva mondjanak Önről azok, akik együtt dolgoztak Önnel?
Nem az a fontos számomra, hogy évekkel később is beszéljenek rólam. A legnagyobb elismerés az lenne, ha egy újabb feladat kapcsán ismét én jutnék eszükbe.
25. Mi az a szakmai örökség vagy nyom, amit szeretne maga után hagyni?
Amikor régi dokumentumokat tartok a kezemben, gyakran gondolok azokra az emberekre, akik egykor elkészítették azokat. Bár nem ismerem őket, a munkájuk ma is velünk van.
Jó érzés arra gondolni, hogy évtizedek múlva talán valaki hasonló tisztelettel gondol majd rám, az ismeretlen szakemberre, aki annak idején gondosan és felelősségteljesen végezte munkáját.
