Mit jelent az, hogy ügyvitel és mikor van rá szükség?
Minden sikeresen működő szervezet esetében (akár egy kisvállalkozás esetében is) előbb-utóbb eljön az a pillanat, mikor nyilvánvalóvá válik, hogy a hatékony munkavégzéshez, a különböző ügyek gördülékeny intézéséhez, a gyors információáramláshoz már nem elegendő a „hagyományos” ügykezelés. Sőt! A sikeresség egyik kulcsa a jól dokumentált, átlátható ügymenet!
Csak gondoljunk bele! A polcon sorakozó, különböző témákra nyitott mappákban, érkezési sorrendben lefűzött iratok közötti manuális keresgélés a kezdeti időkben még egyszerű. Ám ha az adott témában már több mappa is megtelt iratokkal és akár több évre visszamenőleg kell megkeresni sürgősen egy dokumentumot, annak megtalálása már komoly kihívást jelenthet!
Mikor a szervezet életében a különböző feladatok elvégzése mind összetettebbé válik (bővül az alkalmazotti létszám, növekszik az ügyfélkör, mind szélesebbé válik a termék- ill. szolgáltatási paletta stb.), már mindenképp szükséges a szervezett ügyvitel bevezetése. Lényegében az e téren megtett első lépés az, mikor pl. egyéni vállalkozóként úgy döntünk, hogy a vállalkozás pénzügyi, számviteli feladatainak egy részét ideje könyvelőre bíznunk.
Az ügyviteli munka, az ügyintézés tehát nem csupán a beérkező dokumentumok iktatását és a hivatalos levelek megválaszolását jelenti. Az ügyvitel két lényeges feladata a megfelelő kommunikáció és a hatékony időgazdálkodás. A megfelelően kialakított ügyvitel
- támogatja a vezetői döntéshozatalt, csökkenti az egyes folyamatokban előforduló hibákat,
- növeli a szervezet hatékonyságát és a szervezettel kapcsolatban álló felek (ügyfelek, munkavállalók, hivatalos szervek és más szervezetek) elégedettségét,
- jelentősen enyhíti a szervezetre nehezedő adminisztratív terheket.
Az ügyvitel két fő területe az ügyvitelszervezés és az ügyiratkezelés.
A következő blogbejegyzésben bemutatom, milyen területeken lehet szükség az ügyvitelszervezésre, milyen lényeges szempontot kell figyelembe venni a szervezés során és melyek azok a dokumentumok, amik támogatják az ügyviteli folyamatok kialakítását és fenntartását.
